取引先やお客様に連絡する方法は、メール・SMS・LINEなど複数ありますが、実務では「同じ内容を、送り方ごとに何度も入力し直す」ということが起きがちです。メールには件名と本文を書き、SMS用には文字数を意識して短く書き直し、LINEで送るときはまた文面を考え直す。こうした二度手間・三度手間は、時間がかかるだけでなく、書き写す過程での入力ミスや表記のブレにもつながります。
かといって、メール配信システムやSMS一斉送信ツールを導入すると、今度は送信元が「システムからの自動送信」という見え方になり、受け取った相手からすると、いつもの担当者ではなく見慣れない差出人からの連絡に見えてしまうことがあります。
この記事で紹介するのは、件名・本文を1回入力するだけで、メール・SMS・スマホでのシェア（LINEなどのSNS）にそのまま反映できる仕組みです。しかも実際に送信されるのは、ご自身が普段お使いのメールソフトやスマホからなので、相手から見れば、いつもどおりご本人からの連絡と変わりません。
ボタンを押した後の見せ方の基本については、 ミスを防ぐUI/UX設計 もあわせてご覧いただくと、操作画面をどう設計すると迷わないかが分かります。
以下は、この記事で紹介している「相手にどう届けるか」を実際に試せるデモです。メール・SMS・スマホ共有はそれぞれ必要な情報も流れも違うため、「説明→流れ→入力フォーム」を1セットにして3パターン並べています。
上のデモで試していただいた仕組みには、大きく3つのメリットがあります。
相手によって、メールアドレスしか分からない、携帯番号しか分からない、その場でスマホを見せてもらえる、など状況はさまざまです。届け方を1つに絞る必要がなく、相手の状況に合わせてその場で選べます。
件名と案内文を1度入力すれば、メール・SMS・スマホシェアのどれを選んでも、同じ内容がそのまま使われます。送り方ごとに文面を書き直す手間がなくなるので、時間の節約になるだけでなく、転記の際に起きがちな誤字脱字や情報の伝え漏れといったミスも防げます。
メール配信システムなどを使うと、送信元が「システム」や「代表アドレス」になってしまうことがありますが、この仕組みはあくまで、ご自身のメールソフトやご自身のスマホから送信する操作を手助けするだけです。実際に送られるメールやSMSの送信元は、いつもどおりご本人のまま変わりません。受け取る相手にとっても、見慣れた相手からの連絡として届きます。
メール・SMS・スマホでのシェアは、それぞれ向いている場面が違います。
相手のメールアドレスが分かっている場合に、もっとも確実な方法です。ボタンを押すと、お使いのメールソフトやGmailの作成画面がそのまま開き、宛先・件名・本文があらかじめ入った状態になります。あとは内容を確認して送信するだけなので、書類として残したいご案内や、比較的フォーマルなやり取りに向いています。
メールをあまり使わない方や、メールアドレスは分からないが携帯電話番号は分かっている、という相手に向いています。ボタンを押すとQRコードが表示され、スマホのカメラで読み取るとSMSアプリが本文入りで起動します。開封率が高く、ご年配の方や忙しい方にも届きやすいのが特徴です。
目の前にいるお客様ご自身のスマホに、その場でLINEなどを使って直接送ってもらう方法です。宛先を入力する必要はなく、QRコードを読み取ってもらうだけで、お客様の使い慣れたアプリからそのまま送信できます。接客中やイベント会場など、その場で完結させたい場面に向いています。
4つの送り方で情報を送れる項目は、次のとおりです。
| 方法 | 宛先 | 件名 | 相手先名 | 本文 |
|---|---|---|---|---|
| MAILTO | ○ | ○ | ○ | ○ |
| Gmail転送 | ○ | ○ | ○ | ○ |
| SMS | ○ | − | ○ | ○ |
| スマホ共有 | × | − | ○ | ○ |
「入力の手間が減ること」「送信元がいつもどおりであること」は、業種を問わず、特に次のような業務・ケースで効果を発揮します。
件名・本文をアプリで1回入力するだけで、メール・SMS・スマホでのシェア（LINEなど）にそのまま反映されます。送り方ごとにコピー＆ペーストで文面を作り直す必要がなくなるので、その作業に付きものだった宛先の貼り間違いや文面の書き換え漏れといったミスも防げ、業務そのものが効率化します。
メールを毎日チェックする人もいれば、SMSしか見ない人、LINEでのやり取りが中心の人もいます。相手に合わせて毎回文面を作り直すのではなく、1回入力した内容をメール・SMS・スマホシェアのどれでも送れるようにしておけば、相手に合わせて送り方を選ぶだけで済みます。
実際に送られるのは、ご自身が普段使っているメールソフトやスマホから、いつもの送信元のままです。システムからの一斉送信のような見慣れない差出人にならないぶん、相手も安心して早く開封・返信しやすくなり、顧客・取引先との連絡が迅速化して、ビジネス全体のスピードが上がります。
相手にメールアドレスを聞くのは手間がかかりますが、電話予約や申込みの際に携帯番号は必ず分かる、というケースは多くあります。案内やクーポンをSMSで送れば、メールより開封率が高く、リマインドにもつながります。送信元は担当者本人のままなので、機械的な一斉配信の印象を与えません（例：美容室・サロンの予約リマインド）。
見積書や契約に関わる資料を送りたいが、案内文の中にそのまま書いて誰でも見られる状態で残したくない、という場面では、その場限りの専用ページを発行し、QRコードやリンクとして届けます。一定期間が過ぎると自動的に見られなくなるため、誤って転送されてしまった場合のリスクも抑えられます（仕組みの詳細は後述。例：士業・コンサルティングの見積書送付）。
パソコンやメールをあまり使わない相手にも確認してもらいたい場合、SMSで送れば携帯電話番号だけで届けられます。電話で説明するより早く、写真で状況が伝わるので、確認のやり取りが減ります（例：工事現場の進捗写真を施主に送る）。
店頭などでキャンペーン情報のQRコードを掲示し、相手ご自身のスマホでシェアしてもらえば、こちらで連絡先を管理する必要もなく、友人・知人への口コミ的な広がりも期待できます（例：飲食・小売のキャンペーン告知）。
見積書や契約内容など、関係者以外には見せたくない情報を送るときは、案内文の中に内容そのものを書くのではなく、その情報だけを表示する専用ページを都度作って、そのページへのリンクだけを送ります。導入を検討するときに気になるのは、「情報が漏れないか」「リンクが誰でもいつまでも見られる状態になっていないか」だと思います。結論から言うと、次の3点で対応しています。
専用ページは、URLを推測できないよう発行されるため、リンクを知らない人が偶然たどり着いたり、検索して見つけたりすることはできません。
専用ページに表示される件名や案内文は、サーバーのどこかに保存されているわけではありません。そもそも保存していないので、「情報が流出する」という事態自体が起こりようがありません。
発行したリンクは、7日を過ぎると自動的に開けなくなります。送りっぱなしで期限切れのリンクがいつまでも有効なまま残る、ということはありません。
メール・SMS・スマホでのシェアを1つの仕組みで送り分けられるようにすることで、次の3つが同時に実現できます。
自社の業務にも「同じ内容を何度も入力し直している」「送信元が分かりにくくなっている」という場面があれば、業務内容や利用シーンに合わせて、どの届け方を組み合わせるかを検討してみてください。